Una vez diseñado el servicio éste debe materializarse.
El grupo de proyecto debe crear las condiciones para que esto ocurra.
Las condiciones para que el servicio se materialice son:
• los usuarios deben conocer la oferta;
• los alumnos y alumnas deben establecer la capacidad organizacional para gestionar el equipo humano y los recursos materiales.
Para que los usuarios conozcan la oferta es necesario definir y realizar una estrategia comunicacional que los invite a utilizar el servicio y que les informe sobre cómo utilizarlo.
La invitación establece la actividad en que participarán y por qué es interesante para ellos asistir, el tipo de ayuda que pueden encontrar y las carencias y necesidades que pueden aliviar al utilizar el servicio.
La información sobre cómo utilizar el servicio debe indicar fundamentalmente los elementos de coordinación del usuario con el servicio y las acciones que debe realizar para participar en las actividades a las cuales se le invita. Esta información puede ser, por ejemplo, el lugar de inscripción, los horarios y lugares en que se entrega el servicio, el pago si es que hay alguno, los elementos que deben aportar (lápices, hojas), y número telefónico donde pueden llamar.
El objetivo de una estrategia comunicacional es establecer una relación con los usuarios.
Estas son personas con características específicas, las que se consideraron para el diseño del servicio. Estas características también deben considerarse para el diseño de la campaña comunicacional que debe usar un lenguaje apropiado y dirigido a situaciones que son de interés para ese grupo humano.
Un elemento de diseño será el lenguaje que se usará para redactar la invitación y entregar la información. Para lograr una comunicación efectiva es necesario usar un lenguaje comprensible para las personas con las cuales nos queremos comunicar, por ejemplo, al comunicarse con un grupo adolescente es posible usar neologismos, lo que sería, quizás, contraproducente con un grupo de personas de tercera edad que, a su vez, podrían apreciar el uso de palabras que ya no se utilizan con frecuencia.La estrategia especifica el medio de comunicación (prensa, radio, afiches) y los elementos comunicacionales (frases, diagramas, colores, logos). Los resultados pueden ser evaluados respecto al cumplimiento de los objetivos de diseño por medio de entrevistas a los potenciales usuarios para hacerles preguntas sobre, por ejemplo, la oferta, los elementos comunicacionales, su identificación con las necesidades señaladas, y si se sienten invitados a algo interesante y útil.
La materialización del servicio requiere además que los alumnos y alumnas lo gestionen y operen. La gestión corresponde a la conducción apropiada del esfuerzo y la operación a la ejecución efectiva y eficiente de las tareas.
La o las personas encargadas de la gestión deben cuidar principalmente de:
• La coherencia de las actividades que se realizan, esto es, que no existan contradicciones u oposiciones entre las tareas, y si las hay, tomar las decisiones pertinentes. Esto puede ocurrir, por ejemplo, si la persona responsable por la limpieza decide encerar la sala de clases en el mismo horario en el cual se ha fijado un curso.
• La cohesión del grupo humano en torno a la realización de tareas y actividades que aportan al logro de los objetivos acordados. Si se presentan conflictos entre las personas respecto a la realización de las tareas, deben tomarse decisiones para mantener la estabilidad del grupo humano en el contexto del cumplimiento de los objetivos.
La operación corresponde a la ejecución de las tareas, cada miembro del grupo es responsable por la calidad y oportunidad en que realiza las actividades encomendadas.
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